Belangrijke zaken daadwerkelijk gedaan krijgen!

Wat we veel horen van deelnemers tijdens de cursus time management is dat de dag geleid wordt door alles wat er op hun pad komt (‘de waan van de dag’). En dan blijft er onvoldoende tijd over om toe te komen aan de belangrijke taken. Overkomt jou dit ook weleens? Dat je niet gedaan krijgt wat je belangrijk vond en wel allerlei andere ‘klusjes’. Laat je dan inspireren door ‘de vaas’.

De vaas met stenen, kiezels en zand
We hebben vier items: een vaas, een bak met stenen, een bak met kleine kiezels en een bak met zand.

De vaas is de dag en de stenen staan voor je belangrijkste kerntaken.
De kiezels staan voor overleggen, mail beantwoorden, administratie en belangrijke ad-hoc problemen. Het zand staat voor al die kleine taakjes en werkonderbrekingen.

Hoe dit alles nu effectief te organiseren in je werkdag?

Stenen eerst – belangrijke zaken eerst
Ik pak eerst de stenen en doe deze in de vaas totdat er geen meer bij in kan. De vaas is vol. Dan pak ik de kiezeltjes en gooi deze leeg boven de vaas. Ik schud een beetje. En wat blijkt? De kiezels vallen tussen de stenen door. De vaas lijkt nu echt vol. Vervolgens pak ik het zand. Voel je hem al aankomen…? Het zand glijdt moeiteloos tussen de stenen en de kiezeltjes door. Zowel de bak met stenen, de bak met kiezels en de bak met zand is leeg en gevuld in de vaas.

Het effect van een omgekeerde volgorde
Nu doe ik het andersom. Ik begin met het zand en vervolgens strooi ik de kiezels in de vaas. De ruimte die dan nog overblijft is minimaal. Wat je dan ziet is dat er nog plek is voor 1 of 2 stenen, maar echt niet meer. De rest van de stenen vallen buiten de vaas. De dag is voorbij voordat alle belangrijke zaken ook zijn gedaan.

Effectiviteit-tip | cursus time management
Wanneer je de dag begint met activiteiten doe het meest belangrijk zijn (acties die een positieve bijdrage hebben aan het realiseren van je doelen) ga je merken dat alles kiezels en zandkorrels er prima tussendoor vallen.

Bewust voorbereiden en kiezen wat belangrijk is
Pak nu je Takenlijst er eens bij. Arceer de taken die het meest bijdragen aan het realiseren van je doelen. Zo creëer je de juiste focus. Kies vervolgens heel bewust uit je takenlijst een aantal taken die je morgen aan het einde van je dag echt af wilt hebben.

Door je bewust voor te bereiden, heel bewust te kiezen en deze keuzes zichtbaar te maken in je takenlijst heb je jezelf gewapend tegen ‘de waan van de dag’ en kun je makkelijker de focus houden op dat wat jij echt belangrijk vindt. Experimenteer er de komende week eens mee en je gaat merken dat je meer gedaan krijgt en je beter bestand bent tegen afleidingen en onderbrekingen.

Dit was de theorie van ‘de vaas’. Een praktische tip uit onze cursus time management om echt meer gedaan te krijgen. En dat met meer plezier! En bewezen dat deze echt helpt.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *