Applicatie integratie met Office 365 en Google Apps for Business

Binnen organisaties is het onderwerp applicatie integratie tegenwoordig een hot item. Hoe werkt het? Wat is het? Welke toegevoegde waarde kan ermee worden gecreëerd? Allemaal vragen waar ik in deze blog een antwoord geef. Daarbij leg ik de focus op Microsoft Office 365 en Google Apps for Business. Voor beide Cloud-platformen licht ik de mogelijkheden toe.

Wat is applicatie integratie?

Applicatie integratie is het koppelen van verschillende systemen in een applicatielandschap. Door middel van deze vorm van integratie kunnen systemen informatie met elkaar uitwisselen. Met het uitwisselen van informatie wordt inconsistentie en redundantie voorkomen. Door gegevens alleen in het bronsysteem op te slaan en deze vervolgens in andere systemen te tonen, door de systemen te koppelen, is het niet nodig om informatie op meerdere plekken op te slaan. Gevolg hiervan is, dat de kans op onjuiste of verouderde informatie wordt geminimaliseerd en gebruikers altijd de beschikking hebben over actuele gegevens.

Wat zijn de mogelijkheden binnen Office 365

Binnen Microsoft Office 365 zijn er uitgebreide mogelijkheden om informatie van applicaties te integreren in bijvoorbeeld Microsoft SharePoint Online. Informatie kan met behulp van webservices worden ontsloten en beschikbaar worden gesteld binnen de SharePoint Online omgeving. Een webservice is een interface, waarmee informatie vanaf applicaties kan worden ontsloten. Deze kunnen zowel over het lokale netwerk als over het internet beschikbaar worden gesteld. Wanneer een webservice binnen Office 365 beschikbaar is gesteld, zal deze informatie binnen de omgeving kunnen worden getoond en eventueel worden bewerkt. Doordat SharePoint Online standaard functionaliteiten heeft om webservices te integreren in de bestaande omgeving, is er weinig tot geen maatwerk nodig om de informatie in bijvoorbeeld lijsten beschikbaar te stellen. Groot voordeel hiervan is dat de werking niet afwijkt van die van bestaande lijsten binnen SharePoint. Wanneer een gebruiker gewend is om met lijsten binnen SharePoint te werken, zal deze ook met data uit andere systemen overweg kunnen.

Naast de standaard functionaliteit die binnen SharePoint Online wordt aangeboden, is het ook mogelijk om maatwerk aan de omgeving toe te voegen. Wanneer gebruik wordt gemaakt van maatwerk is de software ontwikkelaar vrij in het presenteren van de informatie. Wanneer de behoeften van de klant erg afwijken van de standaard aangeboden functionaliteit kan worden gekozen om met behulp van maatwerk informatie uit externe systemen te ontsluiten.

Wat zijn de mogelijkheden binnen Google Apps for Business

Google Apps for Business biedt ook mogelijkheden om applicaties te integreren door middel van webservices. Google stelt verscheidene componenten beschikbaar, die gebruikt kunnen worden tijdens het ontwikkelen van de integratie componenten. Er zijn meerdere mogelijkheden om binnen Google Apps for Business applicatie integratie te realiseren.

Maatwerk

Door gebruik te maken van de Google App Engine kan in Java worden geprogrammeerd om de webservices uit te lezen. Dit stuk software kan vervolgens worden toegevoegd aan bijvoorbeeld een Google Sites pagina. De software vraagt de benodigde informatie op uit de webservice, waarna de informatie op een Google Sites pagina wordt getoond. De keuze voor maatwerk geeft de vrijheid om informatie op allerlei manieren te tonen en te bewerken.
Google biedt software ontwikkelaars vele applicatie integratie API’s (Application Programming Interface) om bij het schrijven van de software te gebruiken. Hierdoor worden verschillende standaard functionaliteiten aangeboden, die de software ontwikkelaar niet meer zelf hoeft te ontwikkelen. Dit verkort de tijd en daarmee de kosten om een integratiecomponent te ontwikkelen.

Tools binnen de MarketPlace

Binnen de Google MarketPlace worden verschillende tools aangeboden om applicatie integratie voor veelgebruikte applicaties te implementeren binnen de Google Apps for Business omgeving. Een voorbeeld van de vele aangeboden tools is RunMyProcess. Deze tool kan eenvoudig door een beheerder worden geïnstalleerd binnen de omgeving. De tool biedt naast workflow functionaliteiten de mogelijkheid om informatie te ontsluiten vanuit externe systemen. Omdat elk systeem op een andere manier informatie via webservices beschikbaar maakt, beschikt de tool over vele adapters. Deze zorgen ervoor dat de informatie op een goede manier uit de webservices worden ontsloten en  naar de gewenste formaten wordt vertaald. Vervolgens kan de informatie worden gebruikt om weer te geven op pagina’s binnen bijvoorbeeld Google Sites of om deze beschikbaar te stellen in workflows.

Enterprise Service Bus

In grotere organisaties worden vele verschillende applicaties gebruikt. Om al deze applicaties te integreren binnen Google Apps for Business of Microsoft’s Office 365 zal met behulp van bovenstaande methode uitermate veel programmeerwerk nodig zijn. Sommige applicaties beschikken bijvoorbeeld niet over de benodigde webservices om informatie uit de applicatie te ontsluiten. Of voor elke applicatie moet een aangepast stuk software worden geschreven. Wanneer het om een klein aantal te integreren applicaties gaat, is dit te overzien.

Wanneer de behoefte bestaat om vele applicaties te integreren, is het verstandiger om een Enterprise Service Bus in te zetten. Deze creëert een omgeving waarop alle applicaties worden aangesloten. Leveranciers van Enterprise Service Bus software bieden vele adapters om door middel van webservices rechtstreekse database koppelingen of andere technieken informatie uit deze systemen te ontsluiten. Vervolgens kan er vanuit Google Apps for Business of Office 365 een connectie worden gelegd met de Enterprise Service Bus. Vervolgens kunnen alle daarop aangesloten systemen informatie met de cloud uitwisselen. Er wordt als het ware een standaard manier van uitwisselen van informatie gecreëerd, binnen de applicaties die aangesloten zijn op de Enterprise Service Bus. Alle applicaties die er op aangesloten zijn, kunnen informatie onderling uitwisselen. Daarnaast biedt Enterprise Service Bus software de mogelijkheid om uitgebreide monitoring in te stellen, om zo inzichtelijk te maken wanneer en waar problemen ontstaan en welke data wordt uitgewisseld.

Conclusie

Al met al zijn er veel mogelijkheden om data tussen bestaande applicaties en de cloud uit te wisselen. Daarnaast zijn er vele voordelen aan het uitwisselen van data. Denk bijvoorbeeld aan het opgeven van declaraties. Deze kunnen binnen de intranetomgeving van de organisatie worden ingediend, waarna de declaraties naar een ERP systeem worden gestuurd. Vervolgens wordt er een workflow geactiveerd, om het declaratieproces verder te automatiseren en handmatige acties verder te automatiseren.

Een ander voorbeeld is het ziekmelden van een medewerker. Dit kan via een formulier, ingevuld door de medewerker zelf of de manager van de medewerker. Vervolgens worden de gegevens naar het systeem van personeelszaken gestuurd, waarna deze het verwerkt in de administratie.

Om te monitoren of bijvoorbeeld een productieproces nog ‘in control’ is, kan een koppeling met het gebruikte productiesysteem worden gerealiseerd. Aan de hand van KPI’s of andere indicatoren kan binnen de intranetomgeving de status van het proces worden getoond.

Een ander voorbeeld is het geven van inzicht in de wachttijd van de klantenservice. Door een koppeling te realiseren tussen de callcenter software en de website van de klant kan de gemiddelde wachttijd worden weergegeven. Daarnaast kan aan de bezoeker van de website worden weergegeven wanneer het gunstigste moment is om met de klantenservice te bellen om zo te voorkomen dat klanten last hebben van onnodig lange wachttijden.

Zo zijn er vele voorbeelden op te noemen om door middel van applicatie integratie functionaliteiten op een gebruiksvriendelijke methode aan medewerkers aan te bieden. Daarnaast kunnen vele veelal handmatige processen worden geautomatiseerd en is het overtypen van formulieren verleden tijd geworden.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *